רישום פקודות יומן

רישום פקודות יומן מהווה רישום חשבונאי טהור. בעבר הרחוק רישום פקודות היומן התבצע באופן ידני על יומנים פיזיים ובכתב יד בעט כחולה או שחורה, אך כים פקודות היומן מוקלדים לתוכנת הנהלת החשבונות ישירות במחשב מה שמאפשר שליטה מלאה בפקודות היומן. לדוגמא: החברה שלמה לספק על חשבון חוב. יש לנו פה שני שחקנים חברה וספק. עכשיו צריך להגיד איזה ספק זה אם זה ספק א' או ב' וכן הלאה. בנוסף החברה היא גוף גדול אנו לא נכתוב חברה אלא אנחנו נרשום איך היא שלמה יותר נכון מאיפה היא שלמה- שיק דחוי, מהחשבון, מהקופה וכו'.

פקודות היומן הם למעשה רישומים של חיובים וזיכויים של בית העסק באופן כרונולוגי, כאשר מטרת העל ברישום פקודות יומן היא לבצע תיעוד יומיומי של העסקאות השונות אשר התרחשו בבית העסק. לרוב כל עסקה תלווה בפירוט קצר אודותיה, על פירוט זה לתאר מה התרחש כך שבהסתכלות בעתיד על הפקודה המסוימת נבין ביתר קלות אודות ביצוע העסקה (פקודה).

בנוסף כל רישום פקודה ביומן ילווה בהפניות למסמכים רלוונטיים כגון קבלות או שיקים, ההפניה תלווה במספר הפנייה להתמצאות קלה יותר בהמשך הדרך. שימוש במספר הפניה יאפשר לבעל העסק או כל גורם בודק אחר להתחקות אחר העסקה ביתר קלות על ידי גישה פשוטה למסמכים המקוריים שלה ובכך להיווכח כי העסקה אכן התקיימה.  

דגשים ברישום פקודות יומן

1.      פקודת יומן תמיד תלווה בתאריך התרחשות הפקודה.

2.      כל פקודת יומן תכלול צד חובה וצד זכות, כך שחשבון מסוים מחויב וחשבון מסוים מזוכה.

3.      פקודת יומן תמיד תהיה מאוזנת, צד החובה יהיה שווה מספרית לצד זכות.

4.      למעט תיקוני פקודת יומן, בפקודת יומן יכולים להשתתף או חשבונות מאזניים בלבד  או חשבונות מאזניים ותוצאתיים (משמעות הדברים היא, כי אין אפשרות לרשום פקודת יומן הכולל רק חשבונות תוצאתיים).

את פקודות היומן ניתן לתקן בעת הצורך והם יבוצעו באמצעות רישום פקודת יומן מתקנת:

1.      פקודת יומן מבטלת – ביטול פקודת היומן כפי שנרשמה ורישומה מחדש.

2.      פקודת יומן מעבירה – שימוש באפשרות זו מתקיים כאשר חלק אחד של הפקודה נכון, והחלק השני לא ועל כן אנו נעדכן רק את החלק השגוי.

3.      פקודת יומן משלימה/ מחסירה  – מצב בו הפקודה במהותה נכונה, אך הסכום לא נכון, במקרה כזה, ארשום את אותה פקודה רק עם הסכום החסר, בנוסף אדאג לציין את סכום ההפרש.  

רישום תנועות יומן – חשוב לציין

אחד הדברים מהם יש להיזהר הם רישומים כוזבים של פקודות היומן על ידי העובדים בארגון או בית העסק. חברה אמינה שתבצע שירותים כגון התאמות כרטיסי אשראי ופעולות פיקוח נוספות תוכל בהחלט למנוע מעילות בחברה בין אם גדולה ובין אם קטנה היא.

גניבת תקבולים מלקוחות ורישום הנחות, זיכוים או חובות אבודים הן פעולות שבצעו בלא מעט חברות. אחת מהשיטות הפשוטות ביותר לגניבת כספים והסתרת המעילה היא באמצעות רישום פקודות יומן כוזבות. מאחר והלקוח שילם כספים שלא נרשמו בספרים נוצרת חוסר התאמה בין היתרות בספרי הארגון לבין היתרות בספרי הלקוח. הסתרת ההפרש תתבצע על ידי  הקטנת היתרה בספרי העסק על ידי רישום פקודות יומן תמימות כגון הנחה. התוצאה היתרה בספרי הארגון ובספרי הלקוח יהיו זהות.

סליקת אשראי בבית העסק

סליקת אשראי בעסק הינו תהליך המסייע ועוזר לאנשים רבים לקדם את בית העסק שלהם. האשראי הפך להיות דבר מאד פופולארי בימינו, אנשים רבים מבצעים את רכישותיהם באמצעות כרטיסי אשראי. בעבר כאשר אדם היה רוצה לרכוש פריט כלשהו היה ניתן לשלם רק באמצעות כסף מזומן אך מזה זמן רב שניתנת האופציה והאפשרות לשלם גם על ידי כרטיס אשראי.

על מנת שיהיה ניתן לשלם עם כרטיס אשראי יש צורך שיהיה מכשיר סליקת אשראי. ניתן לראות שעל ידי מכשיר סליקת אשראי יכול בית עסק להתקדם ולהצליח, משום שכאשר ישנו מכשיר סליקת אשראי אזי יכולים לקוחות לבצע עסקאות באמצעות כרטיסי האשראי שיש להם. אומנם לכל פעילות אשראי בעסק ישנן גם עמלות סליקה אך זה למעשה חלק בלתי נפרד מתהליך הסליקה. בשנים האחרונות מרבית האנשים משתמשים בכרטיס אשראי שכן זוהי דרך קלה ונוחה לבצע תשלומים. כאשר אדם מחליט לפתוח עסק שיש בו מכירות של מוצרים שונים אזי יש צורך לרכוש מכשיר סליקת אשראי כבר בעת שפותחים את בית העסק.

ניתן לנהל את כרטיסי האשראי על ידי הבנק אשר אליו הנכם מתנהלים. כאשר ישנו בנק מסודר אשר בו הנכם מנהלים חשבון עובר ושב, אזי ניתן לקחת מן הבנק כרטיסי אשראי ולבצע עמהם את הרכישות השונות. אין ספק שעל ידי מכשיר סליקת אשראי הפכו חייהם של אנשים רבים להיות פשוטים יותר וקלים יותר. תהליך הסליקה הוא תהליך הנחשב לפשוט וקל ובאמצעותו ניתן ליהנות מן הרכישות באופן מהיר קל ופשוט ובדרך כלל עמלת הסליקה משתלמת במיוחד.

כיום אפשרויות הסליקה העומדות בפני עסקים מגוונות מאוד. ישנן חברות המספקות שרותי סליקת כרטיסי אשראי ואימות כרטיסי האשראי בזמן אמת ובכך למעשה מאפשרות לבתי עסק לסלוק עסקאות המבוצעות בכרטיסי אשראי באינטרנט כגון: מכירת מוצרים, שירותים או תכנים באתר של העסק – באופן הבטוח ביותר, כמתחייב מדרישות החברות הבינלאומיות. לבעל העסק מוצעות כיום מספר סוגים לחברות סליקה כאשר ההבדל בין חברה לחברה הוא תהליך הסליקה בעסק והשלב בו חברת הסליקה תופסת את מקומה בתוך בתהליך.

חברות מסוימות משמשות כמעין שלב ביניים בתהליך הסליקה, למעשה הם הגוף שעובד מול חברות כרטיסי האשראי, ובכך הם אלו המבצעים את חיוב כרטיס האשראי של הגולש, מזכים את חשבון הבנק שלהם ולאחר מכן מעבירים את הכספים שנגבו לחברה שרכשה את שירותיהם. השירות כולל עמלת סליקה. אחד היתרונות העיקריים בשירותי סליקת כרטיסי אשראי מסוג זה, הוא שאין צורך להיות סוחר מוסמך בחברות האשראי הישראליות. חברות סליקה אלה  יאפשרו ששלבי הרכישה יתקיימו על השרתים המאובטחים שברשותם, מה שיוציא את הגולש מהאתר בו ביצע את הרכישה לאתר חברת הסליקה, דבר שעלול לפגוע באמינות הסוחר מצד הגולש וכדאיות הקניה.

מעבר לחברות אלו קיימות גם חברות סליקה צד שלישי, המוכרת ביותר היא pay pal הבינלאומית. בארץ ישנם חברות רבות המשמשות כחברות סליקה מצד שלישי. חברת סליקה מצד שלישי היא למעשה חברה שמבצעת את החיוב ומשולמת לה עמלה על כך.

ניהול תזרים מזומנים בבית העסק

רכישת תוכנה לניהול תזרים מזומנים אשר תתאים לצרכים העסקיים שלך יכולה להיות ההבדל בין לעשות את הדברים כמו שצריך וביעילות, לבין משימות שיתעכבו או לא יעשו כלל. אם אתם כמו רוב היזמים, רוב הסיכויים שאתם טובים במה שאתם עושים , אבל פחות מתורגלים על הצד המנהלי של ניהול עסק.

תוכנת הניהול תכיל מספר מודולים שיאפשרו למשתמשים עסקיים לבצע פעולות עסקיות שונות. יישומים עסקיים אלה ישמשו אתכם להגדיל את התפוקה בעסק וזאת על ידי  מדידת הפרודוקטיביות ופונקציות עסקיות במדויק. התוכנה יכולה להיות כללית ויכולה להיות כזו שפותחה ספציפית לעסק מסוים בשל הדרישות הייחודיות של כל עסק ועסק. פיתוח מיוחד יעלה כמובן יותר. 

אחד היתרונות הגדולים ביותר של תוכנה לניהול תזרים מזומנים היא היכולת להפיק דוחות בקלות ולבצע מדידות שונות לפרמטרים שונים, מה שיכול להביא למסקנות במהירות ובכך להביא ליעילות העסק. עסק יכול להיות עד מהרה דבר מורכב לניהול באופן מוצלח ומסודר. כיום הדרך הטובה ביותר לשמור על שליטה מלאה בעסק שלך היא הטמעת תוכנה לניהול עסק בבית העסק.

מעבר לצורך באנשי מקצוע מהשורה הראשונה, הארגון זקוק לתוכנה לניהול תזרים מזומנים על מנת לנהל באופן יעיל ונכון את המידע הרב ולאפשר זרימת מידע ואינטגרציה בין המחלקות וזאת על מנת לעמוד במטרות הארגון. על מנת שארגון יציג ביצועים טובים עליו להיות יעיל. בארגון קיימים תהליכים עסקיים רבים המתרחשים בו זמנית והם חייבים להיות מנוהלים היטב. תוכנת הניהול מציעה פתרון לזרימת המידע וניהולו באופן כזה שישפר באחוזים רבים את ביצועי הארגון. כמו כן היא מאפשרת להפוך תהליכים עסקיים ליעילים יותר ולבצע אותם אוטומטית.

בעת האחרונה כששירות הלקוח הפך להיות מרכיב יסודי בהצלחת העסק והלקוח הוא המרכיב החשוב ביותר בארגון והוא מקור ההכנסה העיקרי שלו. תוכנה לניהול עסק מסייעת משמעותית לארגון להבין טוב יותר את הלקוחות הקיימים, לשמר אותם ולגייס לקוחות חדשים למאגר. התוכנה מאפשרת לעסק להגדיל את הרווחיות ע"י ייעול תהליכי המכירה והקשר עם הלקוח.

כיום כמעט ולא ניתן למצוא עסק שמכבד את עצמו ללא תוכנה כל שהיא לניהול. בעלי עסקים רבים יודעים לומר כי חייהם השתנו מהקצה לקצה ברגע שהחליטו לקחת צעד קדימה ולהטמיע תוכנת ניהול. הקלות, המהירות והיכולת לשלוט על העסק מבלי לחשוש לעשות טעות או לפספס נתון. אין ספק, שימוש בתוכנה לניהול עסק היא בבחינת כורח מציאות בימינו, ומבחר המוצרים הקיימים בשוק הוא עשיר לאין ערוך. עולם העסקים התחרותי והדינאמי והצורך בהתייעלות מתמדת, הפכו את התוכנות לניהול עסקי לצורך קיומי עבור עסקים רבים, קטנים כגדולים, בכל מגזרי הפעילות.

לסיכום, הצלחת העסק מתבטאת בתרגום הרווח למזומנים. לכן, מלבד ליכולת ניהולית, שיווקית, מקצועית ותפעולית נדרשים מנהלים (לעיתים בסיוע חברות ייעוץ המתמחות לכך) ליכולת והבנה בניהול פיננסי נבון של תזרים המזומנים "עם יד על הדופק.