רישום תנועות יומן בבית העסק

עם חלוף הזמן והתפתחות טכנולוגיות המידע, הולכת וגוברת חשיבות השימוש בכלים ממוכנים בביצוע ביקורות חיצוניות, פנימיות וביקורת חקירתית, בשל העובדה שיותר ויותר נתונים זורמים ב"קופסא השחורה" הנקראת מערכות מידע, דוגמא לכך היא רישום תנועות יומן.

ללא יכולת לפצח את "הקופסא השחורה", להבין את תהליך זרימת הנתונים והבקרות בה וללא יכולת לשלוף ממנה את הנתונים ולבדקם, עולה החשיפה לקיום שגיאות בנתונים אלו ואף לביצוע פעולות מעילות והונאות.

אחת המעילות הידועות ממנה כדאי להיזהר היא גניבת תקבולים מלקוחות ורישום פקודת יומן בגין ההפרש- מעילה מסוג זה יכולה להתבצע על ידי גניבת הכספים ששילם הלקוח ורישום פקודת יומן זיכוי לאיפוס הפער או "גלגול"  היתרות לכרטיסי הפרשים למיניהם על מנת לגשר על הפער בין ספר עזר לקוחות לספר הראשי. באמצעות הכלים הממוחשבים נבחן כיצד נסגרו החשבוניות בספרי החברה ונעקוב אחר פקודות יומן שונות. 

רישום פקודות יומן להעברת יתרות בין חשבונות ? דרך נפוצה נוספת "לשינויים קוסמטיים" בדוחות כספיים נעשית באמצעות העברת יתרות בין חשבונות באמצעות פקודות יומן. באמצעות כלים ממוכנים נסקור את פקודות היומן ע"י סט של שאילתות לאיתור מקרים חריגים כגון: פקודות יומן שבוצעו בסופי שבוע או חגים, פקודות שבוצעו על ידי גורמים בלתי מורשים, פקודות יומן לא מאוזנות, פקודות יומן לחשבונות מעבר, פקודות לחשבונות בהם השימוש אינו שכיח ועוד.

הנהלת חשבונות חד צדדית

הנהלת חשבונות חד צדדית היא הנהלת חשבונות בה מתבצע רישום תנועות יומן של העסק בלבד והיא מאפיינת בעליי מקצועות חופשיים ועסקים קטנים.

הנהלת חשבונות חד צדדית שונה מהנהלת חשבונות כפולה בכך שבה נרשמים רק ההוצאות וההכנסות (רישום תנועות יומן) בעסק בעוד שבהנהלת חשבונות כפולה נרשמות כל הפעולות הפיננסיות בעסק בשני חשבונות -  האחד למקור והשני לחובת השימוש כששניהם צריכים להימצא כל העת במאזן.

הנהלת חשבונות חד צדדית מתאימה לבעלי עסקים קטנים ולבעלי מקצועות חופשיים, ניתן לעשות זאת באמצעות רואה חשבון או באמצעות תוכנות לניהול חשבונות שמתעדכנות במשרדי החברה בלי שום צורך להתקין דבר מה אצלכם במחשב.

מערכת ניהול התאמות כרטיסי אשראי

מערכת ניהול התאמות אשראי, היא הפתרון היעיל למערכות כספים, לבצע  מעקב אחרי עסקאות אשראי בעסק תוך חסכון ניכר במשאבים, ממשקים למערכות פיננסיות כולל פקודות יומן ובסיסי נתונים. מערכת ניהול התאמות אשראי מאתרת בצורה מהירה ופשוטה עסקאות שהופקדו בחברות כרטיסי אשראי ולא זוכו כלל או שלא בהתאם להסכם עמן. מערכת התאמות מתקדמת, מספקת מענה לבדיקה מדויקת של התאמות עד לרמת העסקה הבודדת ומאפשרת בקרה על העמלה שגובות חברות כרטיסי האשראי.

ניהול תזרים מזומנים

כסף הוא הדבר החשוב ביותר שזה נוגע לניהול או ייעוץ פיננסי של חברה צומחת. פער הזמנים בין הזמן שאתה צריך לשלם לספקים ולעובדים לבין הכסף שאתה מקבל בפועל מהלקוחות הוא הבעיה העיקרית והפתרון הוא ניהול פיננסי נכון של תזרים המזומנים וייעוץ פיננסי נכון שיכול להתבצע על ידי מקצוענים. אם נסתכל על העניין במבט פשטני הרעיון הוא בעצם לדחות את ההוצאות שלך כמה שיותר ולגרום לכל מי שחייב לחברה כסף לשלם לה וכמה שיותר מהר.

תפקידו של ניהול תזרים מזומנים בבית העסק

חשוב להכין מבעוד מועד את התחזית לתזרים המזומנים של השנה הבאה, של הרבעון הקרוב ואם אתה מרגיש שהאדמה רועדת ולא רק בטבריה...אפילו שבוע הבא נשמע כמו זמן טוב. צפי מדויק של תזרים מזומנים יכול להתריע על כל בעיה שעלולה לצוץ  זמן משמעותי לפני שהיא מתרחשת.

בתור בעל עסק אתה חייב להבין שתכנית שלניהול תזרים מזומנים, אינה בעצם חיזוי עתידי אלא בסך הכול סט ניחושים מחושבים שלוקחים בחשבון מספר מסוים של פקטורים כולל היסטורית התשלומים של הלקוחות שלך, את היסודיות שלך בזיהוי הוצאות עתידיות ואת סבלנות הספקים.

ייעוץ פיננסי במקרה הזה ימנע ממך להניח שהכסף שחייבים לך או הגביה שלו תמשיך להגיע באותו קצב ובדיוק בזמן ומן הצד השני שהספקים יתנו לך לדחות את התשלומים כמו שהם הסכימו בעבר וששקלת הוצאות כמו שיפור בהון של החברה, ריביות על הלוואת ותשלומים על קרנות הון ושהכנסת למשוואה כמובן גם את התנודות במחזור המכירות לאורך השנה.

חשוב להתחיל את תחזית ניהול תזרים המזומנים שלך על ידי הוספת הכסף שיש לחברה כרגע בתחילת התקופה יחד עם הכסף שאתה אמור לקבל ממגוון מקורות. בתהליך אתה תתחיל לאסוף המון מידע שימושי מאנשי המכירות שלך, נותני השרות והמחלקה הפיננסית שלך. בכול המקרים ישאלו אותך בתור בעל העסק את אותה שאלה. כמה כסף אתה אמור לקבל מהמקורות השונים ?  קרי כמה כסף אתה אמור לקבל מהלקוחות, משיעורי הריבית על ההכנסות, ממחלקת נותני השרות ומגבייה חלקית של חובות קשים של לקוחות גרועים וכמובן מתי ?

החלק השני ביצירת ניהול תזרים מזומנים מדויק הוא מידע מפורט של הסכומים והתאריכים של הכסף שחייבים לספקים. בפועל זה אומר לא רק לדעת איך כול שקל יבוזבז אלא גם על מה הוא יבוזבז. כול הוצאה משמעותית חייבת להיות תחת תחזית מדויקת.  כולל השכירות , הסחורה (שקונים במזומן) , המשכורות והשכר, המכירות ומסים אחרים שחייבים, הטבות שחייבים לשלם , ציוד שנקנה במזומן , תשלום לאנשי מקצוע , שירותים, ציוד משרדי, תשלום חובות , פרסום, רכבים ותחזוקה של הרכבים יחד עם עלות הדלק וכמובן דיבידנדים.

למרות שזה נראה קשה מאוד ואפילו אמורפי בתפיסה של בעל העסק, הכנת תחזית היא אחד הכלים הכי חשובים שהוא יכול לעשות, ייעוץ פיננסי יכול לבוא לעזרתו של בעל העסק מכיוון שתחזית של תזרים המזומנים חשובה לעסק בדיוק כמו תכנית עסקית וחזון החברה.