רישום תנועות יומן

רישום תנועות יומן מהווה רישום חשבונאי טהור. בעבר הרחוק רישום פקודות היומן התבצע באופן ידני על יומנים פיזיים ובכתב יד בעט כחולה או שחורה, אך כים פקודות היומן מוקלדים לתוכנת הנהלת החשבונות ישירות במחשב מה שמאפשר שליטה מלאה בפקודות היומן. לדוגמא: החברה שלמה לספק על חשבון חוב. יש לנו פה שני שחקנים חברה וספק. עכשיו צריך להגיד איזה ספק זה אם זה ספק א' או ב' וכן הלאה. בנוסף החברה היא גוף גדול אנו לא נכתוב חברה אלא אנחנו נרשום איך היא שלמה יותר נכון מאיפה היא שלמה- שיק דחוי, מהחשבון, מהקופה וכו'.

פקודות היומן הם למעשה רישומים של חיובים וזיכויים של בית העסק באופן כרונולוגי, כאשר מטרת העל ברישום פקודות יומן היא לבצע תיעוד יומיומי של העסקאות השונות אשר התרחשו בבית העסק. לרוב כל עסקה תלווה בפירוט קצר אודותיה, על פירוט זה לתאר מה התרחש כך שבהסתכלות בעתיד על הפקודה המסוימת נבין ביתר קלות אודות ביצוע העסקה (פקודה). 

בנוסף כל רישום פקודה ביומן ילווה בהפניות למסמכים רלוונטיים כגון קבלות או צ'קים, ההפניה תלווה במספר הפנייה להתמצאות קלה יותר בהמשך הדרך. שימוש במספר הפניה יאפשר לבעל העסק או כל גורם בודק אחר להתחקות אחר העסקה ביתר קלות על ידי גישה פשוטה למסמכים המקוריים שלה ובכך להיווכח כי העסקה אכן התקיימה.  

דגשים חשובים ברישום תנועות יומן

אחד הדברים מהם יש להיזהר הם רישומים כוזבים של פקודות היומן על ידי העובדים בארגון או בית העסק. חברה אמינה שתבצע שירותים כגון התאמות כרטיסי אשראי ופעולות פיקוח נוספות תוכל בהחלט למנוע מעילות בחברה בין אם גדולה ובין אם קטנה היא. 

גניבת תקבולים מלקוחות ורישום הנחות, זיכוים או חובות אבודים הן פעולות שבצעו בלא מעט חברות. אחת מהשיטות הפשוטות ביותר לגניבת כספים והסתרת המעילה היא באמצעות רישום פקודות יומן כוזבות. מאחר והלקוח שילם כספים שלא נרשמו בספרים יוצר חוסר התאמה בין היתרות בספרי הארגון לבין היתרות בספרי הלקוח. הסתרת ההפרש תתבצע על ידי  הקטנת היתרה בספרי העסק על ידי רישום פקודות יומן תמימות כגון הנחה. התוצאה היתרה בספרי הארגון ובספרי הלקוח יהיו זהות.

ניהול תזרים מזומנים – חשיבות הניהול

רכישת תוכנה לניהול תזרים מזומנים אשר תתאים לצרכים העסקיים שלך יכולה להיות ההבדל בין לעשות את הדברים כמו שצריך וביעילות, לבין משימות שיתעכבו או לא יעשו כלל. אם אתם כמו רוב היזמים, רוב הסיכויים שאתם טובים במה שאתם עושים , אבל פחות מתורגלים על הצד המנהלי של ניהול עסק. 

תוכנת הניהול תכיל מספר מודולים שיאפשרו למשתמשים עסקיים לבצע פעולות עסקיות שונות. יישומים עסקיים אלה ישמשו אתכם להגדיל את התפוקה בעסק וזאת על ידי  מדידת הפרודוקטיביות ופונקציות עסקיות במדויק. התוכנה יכולה להיות כללית ויכולה להיות כזו שפותחה ספציפית לעסק מסוים בשל הדרישות הייחודיות של כל עסק ועסק. פיתוח מיוחד יעלה כמובן יותר.  

אחד היתרונות הגדולים ביותר של תוכנה לניהול תזרים מזומנים היא היכולת להפיק דוחות בקלות ולבצע מדידות שונות לפרמטרים שונים, מה שיכול להביא למסקנות במהירות ובכך להביא ליעילות העסק. עסק יכול להיות עד מהרה דבר מורכב לניהול באופן מוצלח ומסודר. כיום הדרך הטובה ביותר לשמור על שליטה מלאה בעסק שלך היא הטמעת תוכנה לניהול עסק בבית העסק. 

מעבר לצורך באנשי מקצוע מהשורה הראשונה, הארגון זקוק לתוכנה לניהול תזרים מזומנים על מנת לנהל באופן יעיל ונכון את המידע הרב ולאפשר זרימת מידע ואינטגרציה בין המחלקות וזאת על מנת לעמוד במטרות הארגון. 

על מנת שארגון יציג ביצועים טובים עליו להיות יעיל. בארגון קיימים תהליכים עסקיים רבים המתרחשים בו זמנית והם חייבים להיות מנוהלים היטב. תוכנת הניהול מציעה פתרון לזרימת המידע וניהולו באופן כזה שישפר באחוזים רבים את ביצועי הארגון. כמו כן היא מאפשרת להפוך תהליכים עסקיים ליעילים יותר ולבצע אותם אוטומטית.

בעת האחרונה כששירות הלקוח הפך להיות מרכיב יסודי בהצלחת העסק והלקוח הוא המרכיב החשוב ביותר בארגון והוא מקור ההכנסה העיקרי שלו. תוכנה לניהול עסק מסייעת משמעותית לארגון להבין טוב יותר את הלקוחות הקיימים, לשמר אותם ולגייס לקוחות חדשים למאגר. התוכנה מאפשרת לעסק להגדיל את הרווחיות ע"י ייעול תהליכי המכירה והקשר עם הלקוח.

כיום כמעט ולא ניתן למצוא עסק שמכבד את עצמו ללא תוכנה כל שהיא לניהול. בעלי עסקים רבים יודעים לומר כי חייהם השתנו מהקצה לקצה ברגע שהחליטו לקחת צעד קדימה ולהטמיע תוכנת ניהול. הקלות, המהירות והיכולת לשלוט על העסק מבלי לחשוש לעשות טעות או לפספס נתון. אין ספק, שימוש בתוכנה לניהול עסק היא בבחינת כורח מציאות בימינו, ומבחר המוצרים הקיימים בשוק הוא עשיר לאין ערוך. עולם העסקים התחרותי והדינאמי והצורך בהתייעלות מתמדת, הפכו את התוכנות לניהול עסקי לצורך קיומי עבור עסקים רבים, קטנים כגדולים, בכל מגזרי הפעילות.