בעל עסק יקר האם כל האשראי שאתה סולק אכן מופקד לחשבון הבנק שלך? ‏

כל עסק אשר סולק כרטיסי אשראי צריך לבצע פקוח ובקרה כי אכן זוכה, על ידי חברות האשראי, עבור כל העסקאות אותן ביצע בית העסק באותו החודש. פעולה זו נקראת התאמות כרטיסי אשראי. דומה הדבר לפעולת פקודות היומן בהנהלת חשבונות. כרטיסי אשראי הינם אמצעי התשלום המקובל והנוח על רב הצרכנים ומגמת השימוש בהם הולכת וגדלה בהתמדה. ככל שעסק מבצע יותר עסקאות בכרטיסי אשראי, הופכת פעולת התאמות כרטיסי האשראי למורכבת יותר  ונדרשת כחובה בבית העסק.

האתגר בהתאמות כרטיסי אשראי

נתוני עסקאות כרטיסי אשראי מוזנים במערכות הנהלת חשבונות, בממשק פנימי ממערכת רישום ההכנסות/קופה רושמת או מסוף אשראי. נתונים אלו הנם חלק רשמי מספרי העסק ומהווים את צד החובה של ספר הקופה אותה חובה שנציין במהלך רשום פקודות יומן בית העסק.

כנגד רישומים אלו, מתבצע רישום לזכות כרטיסי האשראי בעת קבלת פירוט הזיכוי מחברת האשראי, באופן ידני בדרך כלל. הזיכוי נבדק לאחר מכן אל מול הרישום בקופה. בביצוע התאמות אשראי, אמורה להתבצע התאמה של היתרה, אך למעשה הדבר כמעט בלתי אפשרי כאשר מדובר בריבוי עסקאות, או ריבוי עסקאות בתשלומים, הכחשות, ביטולים, זיכויים וכיוב'

בכל מקרה מדובר בביצוע רישומים ידניים מסורבלים, מה גם שחלק מההודעות של חברת האשראי מגיע בתפזורת, במבנים שונים שלעיתים אינם מובנים ולעיתים קשים להשגה. מנהלי חשבונות רבים אשר אמונים על רישום כרטיסי אשראי מתלוננים על כך שדפי המידע המגיעים מחברות האשראי, משתנים מעת לעת בתוכנם וצורתם ועליהם ללמוד אותם כל פעם מחדש, שלא לדבר על רישומם ורישומי הודעות של בנקים, תקנות מע"מ חדשות וכו'. כל זאת מבלי להזכיר עדיין ביטול עסקאות.

בהתאמות אשראי מושקעים משאבי כח אדם רבים, היקף אחוזי המשרה המושקעים באיתור חוסר ההתאמה - לוט בערפל, ובדרך כלל התוצאות אינן עונות על הציפיות. היקף חוסר ההתאמה בכרטיסי אשראי, בעסקים שונים, נאמד ב4% - 8%.

מערכת ניהול התאמות כרטיסי אשראי

מערכת ניהול התאמות אשראי, היא הפתרון היעיל למערכות כספים, לבצע  מעקב אחרי עסקאות אשראי בעסק תוך חסכון ניכר במשאבים, ממשקים למערכות פיננסיות כולל פקודות יומן ובסיסי נתונים. מערכת ניהול התאמות אשראי מאתרת בצורה מהירה ופשוטה עסקאות שהופקדו בחברות כרטיסי אשראי ולא זוכו כלל או שלא בהתאם להסכם עמן. מערכת התאמות מתקדמת , מספקת מענה לבדיקה מדויקת של התאמות עד לרמת העסקה הבודדת, ומאפשרת בקרה על העמלה שגובות חברות כרטיסי האשראי. כשבודקים מערכת ניהול התאמות כרטיסי אשראי לעסק, יש לשים לב שהמערכת מאפשרת התאמות כרטיסי אשראי של כל חברות האשראי, ללא תלות בחברת האשראי איתה סולקים.